La certificazione dei poteri di rappresentanza degli amministratori di societa’ inglesi

Capita spesso di dover verificare i poteri di rappresentanza di un amministratore di una societa’ di diritto inglese ed, in questo caso, il Notaio italiano potrebbe avere necessita’ di richiedere un documento dal quale si evinca chi sono gli amministratori di una determinata societa’ nonche’ i relativi poteri.

Da un punto di vista strettamente terminologico, e’ bene sottolineare che il termine “Legal Representative” (talvolta tradotto genericamente: Rappresentante Legale) ha molteplici significati nel diritto inglese e non sempre viene utilizzato per identificare il rappresentante legale di una societa’.

Inoltre, quanto appresso si applica alle companies (private companies limited by shares, public limited companies ed, in genere, alle companies iscritte presso la Companies House). Molto spesso, tuttavia, il termine italiano “societa’” viene tradotto con “company” e questo non e’ sempre corretto in quanto ci sono delle entita’ legali che nell’ordinamento giuridico italiano sono identificate come societa’ e che in quello inglese assumono altre forme giuridiche e non sono companies (come, ad es, le general partnerships e che non troviamo iscritte presso la Companies House).

Le difficolta’ si verificano in quanto le visure effettuate presso la Companies House – il registro presso il quale sono iscritte tutte le companies aventi sede nel Regno Unito - non forniscono indicazioni relative ai poteri conferiti agli amministratori.

In aggiunta, la Companies House non certifica questo tipo di informazioni; nonostante sia possibile richiedere un certificato denominato “Certficiate of Good Standing” – una sorta di certificato di vigenza – nel quale sono contenute informazioni in merito alla societa’ (denominazione, numero d’iscrizione, ecc.), all’identita’ degli amministratori, alla sede legale, al capitale sociale ed alla vigenza attule della societa’, detto certificato non conterra’ alcuna indicazione circa i poteri degli amministratori.

In merito al Certificate of Good Standing, e’ importante sottolineare che la Companies House rilascia detta certificazione sulla base delle informazioni fornite dalle societa’ stesse e che dette informazioni sono acquisite della Companies House in “good faith” (buona fede) senza la necessita’ di nessuna forma di certificazione.

Stante quanto sopra, al fine di determinare i poteri degli amministratori, occorre fare riferimento:

A) alla legge che, nel caso di una societa’ di diritto inglese, e’ il Companies Act 2006 (CA2006).

La Sezione 4 del CA2006 contiene previsioni in merito alla rappresentanza delle societa’ ed, in particolare, al paragrafo 40 stabilisce che gli amministratori hanno il potere di vincolare giuridicamente la societa’.

Inoltre, il paragrafo 44 stabilisce che una societa’ puo’ validamente perfezionare un documento se viene utilizzato il sigillo sociale oppure se il documento e’ sottoscritto:

- da almeno due amministratori;
- da un amministratore alla presenza di un testimone;
-  da un amministratore e dal Company Secretary (se previsto).

I terzi che agiscono in buona fede possono, quindi, fare affidamento su quanto sopra senza necessita’ di ulteriori controlli o autorizzazioni;

B) allo Statuto della societa’ in quanto questo puo’ imporre dei limiti, anche di natura finanziaria, ai poteri degli amministratori. E’ bene sottolineare che lo statuto puo’ solo limitare, e non ampliare, i poteri conferiti agli amministratori dal Companies Act 2006.

Molte societa’ adottano uno schema standard di Statuto, denominato “Model Articles”, fornito dalla Companies House in sede di costituzione della societa’. Ovviamente, a questo modello di Statuto possono essere apportate modifiche.

C) a particolari delibere dell’assemblea dei soci, denominate “Special Resolutions”, che possono contenere previsioni in contrasto con lo Statuto e prevalere su quest’ultimo;

D) alle delibere degli Amministratori (Resolutions of the Directors) le quali, nonostante non possano validamente contenere previsioni in contrasto con lo Statuto, possono tuttavia autorizzare una transazione specifica.

Nonstante le sostanziali differenze, in merito a competenze, funzioni e regolamentazione, tra la professione notarile in Italia ed in Inghilterra e, nonostante la maggiore discrezionalita’ lasciata al professionista inglese – rispetto a quallo italiano – nello svolgimento della sua attivita’ professionale, e’ lecito aspettarsi da ciascun Notary Public inglese lo stesso livello di controlli ed accuratezza conseguenti alla richiesta di individuazione e certificazione dei poteri degli amministratori di societa’.

Inoltre, questioni relative all’utilizzo, nell’esercizio della professione notarile inglese, di elementi di diritto straniero o legate all’utilizzo di una lingua straniera, potrebbero far assumere rilevanza alla distinzione tra Scrivener e General Notaries; a detta distinzione sara’ riservato un approfondimento specifico.

In conclusione, stante l’impossibilita’, come detto, di ottenere una certificazione da parte della Companies House, una soluzione per il Notaio italiano potrebbe essere quella di incaricare un Notaio inglese (Notary Public) il quale, avendo riguardo al CA2006 nonche’ a tutta o parte della documentazione sopra richiamata, potra’ rilasciare – caso per caso - una certificazione relativa ai poteri degli amministratori di una data societa’. Questa certificazione, cosi’ come la documentazione sopra richiamata, dovra’ essere, a seconda dei casi, munita di Apostille (ad es. in caso di allegazione ad un atto notarile).

Infine, poiche’ alla base della certificazione rilasciata dal professionista inglese vi sono le indagini, sopra brevemente richiamate, che lo stsso avra’ effettuato, il Notaio italiano potra’ decidere, a seconda dei casi, di richiedere anche l’esibizione di altri documenti autentici. Qualora si decidesse di procedere in tal senso, potrebbe essere opportuno richiedere – anche direttamente sul sito della Companies House – un Certificate of Good Standing che fornisce, come detto, diverse informazioni sulla societa’ in oggetto e che – molto importante – certifica che la societa’ stessa e’ vigente e che non e’ soggetta a procedure d’insolvenza.