Termini e condizioni

A studio dal Notaio
Note per il Cliente
e
Termini e Condizioni

1. NON UNA SEMPLICE APPOSIZIONE DEL SIGILLO: Il dovere internazionale del Notaio presuppone un alto grado di preparazione. Cio’ non solo nei confronti del Cliente, ma anche verso i terzi coinvolti e le Autorita’ negli altri Stati. Questi soggetti possono richiedere che il Notaio assicuri il rispetto dei requisiti richiesti sia sul territorio di appartenenza che all’estero, conservandone evidenze e resgistri. Molta attenzione e’ riposta nel rendere il piu’ possibile basso il rischio di errori, omissioni, alterazioni, frodi, contraffazione, l’uso di false identita’ e cosi’ via.

2. SOTTOSCRIZIONE: Normalmente il Notaio e’ richiesto di autenticare la sottoscrizione. Per tale motivo e’ opportuno non sottoscrivere il documento prima dell’incontro con il Notaio.

3. DOCUMENTI DA RICEVERE PRIMA DELL’APPUNTAMENTO: Potrebbe essere utile per risparmiare tempo o errori inviare prima del giorno dell’appuntamento, se possibile, gli originali o le fotocopie del:

• documento da notarizzare;
• ogni lettera o istruzione ricevuta in ordine all’esecuzione del documento;
• documenti di identita’.

4. IDENTIFICAZIONE: Sara’ richiesta la produzione in originale dei seguenti documenti (in ordine di preferenza):

• passaporto vigente (o se non disponibile);
• la patente di guida vigente munita di fotografia ed in entrambi i casi due utenze o estratto conto bancario il quale dovra’ essere non piu’ vecchio di tre mesi, riportante il proprio nome e l’indirizzo attuale. Se non si dovesse essere in possesso di entrambi i documenti miuniti di fotografia sopra elencati, almeno tre dei seguenti documenti:
• documento aziendale o altro docuemtno di identita’ riconosciuto;
• un’utenza che riporti l’indirizzo attuale;
• ogni altro documento al quale possa riferirsi il docuemnto per il quale si richieda l’appuntamento.

5. PROVA DEL NOME: Se il nome riportato sul documento e’ diverso da quello che attualmente si usa, o vi e’ stata una variazione nel suo contenuto durante gli anni, dovra’ essere prodotto, inoltre, ad es. Il certificato di nascita, di matrimonio, o il Decreto di divorzio. Se vi e’ stato un atto di cambio del nome, sara’ richiesto l’atto stesso o una dichiarazione che attesti tale circostanza.

6. SOCIETA’, PARTNERSHIP, ETC.: Se il documento dovra’ essere sottoscritto in nome e per conto di una Societa’, una Partnership, una Charity (o Ente senza scopo di lucro) o altro Ente giuridico, potranno essere richiesti ulteriori documenti. Per qualsiasi difficolta’ in ordine a cio’ si prega di controllare prima dell’appuntamento per ulteriori chiarimenti.

In ogni caso: documento di identita’ della persona autorizzata ad intervenire (vedi sopra) e un documento di autorizzazione, delibera o procura che autorizzi la persona a firmare in nome e per conto dell’Ente.

Per le Societa’ in piu’: sara’ necessario il certificato di incorporazione e, se presente, quello di cambio della denominazione, copia dell’atto costitutivo e dello statuto ed i dati degli Amministratori e dei Secretaries (se applicabile).

Per le Partnership o Club etc.: sara’ richiesto il contratto associativo o il relativo atto o Trust o comunque le regole che disciplinano la vita e l’organizzazione dell’Ente.
Il tutto sara’ verificato con i Pubblici Registri competenti per il quale potra’ essere richiesto un costo aggiuntivo.

7. RIGUARDO IL DOCUMENTO: Avuto il documento sara’ cura del Notaio informare il Cliente sulle formalita’ da rispettare per la sua corretta esecuzione. Allo stesso tempo il Notaio non fornira’ informazioni sul contenuto di per se’.

8. TRADUZIONI SCRITTE: E’ importante comprendere cio’ che si sottoscrive.

• Se il documento e’ in una lingua straniera che il Cliente non dovesse sufficientemente conoscere, potra’ essere richiesta una traduzione del documento. Se per cio’ fosse incaricato il Notaio un ulteriore costo potra’ essere richiesto.
• Se sara’ richiesto un traduttore professionale, il traduttore dovra’ aggiungere il suo nome, l’indirizzo e la sua qualifica e un certifcato recante: “Il documento X e’ una vera, fedele e completa traduzione del documento Y, al quale questa traduzione e’ allegata”.

9. INTERPRETE ORALE: Se il Cliente ed il Notaio avranno difficolta’ a comprendersi per la lingua, potra’ essere richiesto l’intervento di un interprete e in questo caso un ulteriore costo potra’ essere richiesto.

10. SPESE E COSTI DEL NOTAIO:

• La tariffa oraria del Notaio e’ di £250. Il minimo richiesto normalmente per ogni singolo documento e’ di £80. Come Notaio sono registrato per la VAT. Normalmente i pagamenti sono effettuati al momento della notarizzazione. Il Notaio comunque si riserva il diritto di tenere presso di se’ i documenti fino a che il pagamento non sara’ ricevuto.
• Una volta preso visione del documento e delle eventuali istruzioni il Notaio sara’ in grado di fornire un preventivo delle spese e dei costi.
• Pagamenti nei confronti di terzi: Normalmente sara’ necessario pagare i costi della legalizzazione o i costi del traduttore o dell’interprete. O altri costi come ad esempio le spese di viaggio. In questi casi sara’ richiesto da parte del Cliente di approvare i detti costi in anticipo.
• Calcolo dei costi: Se sara’ richiesta una sola autentica potra’ essere applicata una tariffa fissa. Se sara’ richiesta una bozza o di completare un documento il costo sara’ calcolato sul tempo speso per il lavoro. Cio’ potra’ includere telefonate, lettere, email ricevute e inviate e i vari colloqui per la preparazione e la modifica del documento.
• Circostanze speciali che possono far aumentare i costi: Di solito dipendera’ dalla complessita’ o dalla novita’ o dal numero o dall’importanza del documento. Se il documento andra’ notarizzato fuori dall’ufficio o se per esempio quando sara’ richiesta particolare urgenza che richiedera’ al Notaio di anticipare il lavoro nei confronti di altri.

11. REGISTRO DEL NOTAIO: Nell’esercizio delle sue funzioni e’ richiesto al Notaio di mantenere un Registro curato dal medesimo Notaio. Il Notaio manterra’ una copia dell’atto notarizzato nel suo registro. In caso di atti “Pubblici”, il Notaio conservera’ una copia completa degli stessi o un secondo originale riportante le sottoscrizioni unitamente ai documenti per l’identificazione del Cliente.

12. PROTEZIONE DEI DATI: Il Notaio e’ registrato come processore dei dati forniti sotto la legge sulla protezione dei dati. I dati personali raccolti saranno custoditi al sicuro e non saranno forniti a terze persone. I dati raccolti sono solo quelli per l’espletamento dell’incarico affidato nell’esercizio delle funzioni pubbliche del Notaio. Per ulteriori informazioni si veda: www.slignotaries.com

13. FEEDBACK DEL CLIENTE: E’ importante per la professione ricevere il feedback da parte del pubblico in merito ai servizi notarili offerti. Per cio’ si invita il Cliente a completare il questionario che trovasi al seguente indirizzo: http://www.facultyoffice.org.uk/notary/notary-news

14. PROCEDURA PER IL RECLAMO: La funzione notarile e’ regolata dal Faculty Office of the Archbishop of Canterbury: The Faculty Office, 1The Sanctuary, Westminster, London, SW1P 3JT, Tel: 020 7222 5381, Email Faculty.office@1thesanctuary.com Website www.facultyoffice.org.uk

Se il Cliente non e’ soddisfatto del lavoro sara’ pregato di contattare il Notaio.

Se il Notaio non sara’ in grado di risolvere il reclamo il Cliente potra’ riferirsi alla Notaries Society della quale il Notaio e’ membro e che ha una sua procedura approvata dal Faculty Office. La procedura e’ gratis ed e’ finalizzata a risolvere in poco tempo la disputa.

In questo caso si prega di scrivere (ma di non allegare nessun documento originale) con tutti i dettagli del reclamo a: The Secretary of The Notaries Society, Old Church Chambers 23 Sandhill Road, St James, Northampton. NN5 5LH, Email secretary@thenotariessociety.org.uk Tel: 01604 758908.

Il Cliente potra’ contattare la Notary Society/il Faculty Office per assistenza qualora avvesse difficolta’ nel prepare il reclamo.
In ultimo, anche se e’ stato presentato il reclamo sotto la procedura della Notary Society, il Cliente potra’ alla fine della procedura o dopo sei mesi dalla data della prima notifica di insoddisfazione al notaio, presentare il reclamo al Legal Ombudsman, PO Box 6806, Wolverhampton, WV1 9WJ Tel: 03005550333 Email: enquiries@legalombudsman.org.uk Website: www.legalombudsman.org.uk

Se il Cliente presentera’ il reclamo presso il Legal Ombudsman (LO) dovra’ riferire il suo caso al LO entro sei mesi dalla ricezione della risposta al reclamo e sei anni dalla data dell’atto/omissione; o tre anni dalla scoperta del motivo per fare il reclamo (solo se l’atto o l’omissione si sia verificato sei anni fa).

*Alcuni tipi di Enti commerciali non possono presentare il reclamo al LO. Si prega di rifarsi alle regole del LO o consultare il Faculty Office.